К нам часто приходят компании с одной единственной задачей — автоматизировать документооборот.
Для больших организаций, это, действительно, то место, которое болит. В связи с большим количеством договоров, приложений, актов и сложным, многоуровневым процессом согласования договоров, в компаниях наблюдаются такие проблемы:
- Нежелание менеджеров этим заниматься. “Всё, что угодно, только не документы!”
- Огромная свалка бумаг на столе каждого сотрудника, в которой сложно разобраться и что-то найти, как следствие, постоянная потеря документов.
- Потеря самой последней, актуальной версии в связи с тем, что согласования договоров занимают недели и месяцы.
- Корректировка договоров вручную, что чревато ошибками в реквизитах, доработкой документов и падением репутации компании в глазах клиента.
Как этот процесс можно сделать простым, легким и практически незаметным? С помощью автоматизации!
Расскажу, как это можно реализовать, на примере Битрикс24.
Для того, чтобы избавить компанию от заморочек с документооборотом, достаточно создать специальный бизнес-процесс, который нажатием одной кнопки и проставлением “галочки” в нужном месте, позволил бы менеджеру сформировать весь пакет документов.
Для этого важно заранее подготовить все шаблоны документов: договоры, КП, счета, доп.соглашения, акты. Желательно, чтобы документы сразу составлялись юристами, во избежание их дальнейшей правки или замены.
Как происходит автоматическое формирование документов?
В нужный, выбранный менеджером шаблон документа сами собой подтягиваются все необходимые данные клиента из CRM. Поэтому, чтобы бизнес-процесс работал стабильно и без сбоев, важно, чтобы менеджеры заполняли все необходимые поля по своим клиентам. К таким полям относятся, например, название фирмы, ее полные реквизиты и т.д.В зависимости от типа документа и сферы деятельности компании нужно предусмотреть дополнительные поля в CRM, которые вводятся менеджером вручную, а затем автоматически подтягиваются в шаблон конкретного документа. Например, срок доставки. В зависимости от товара, он может занимать от 1 недели до 30 дней. Заполняя поля в сделке, менеджеру необходимо вручную указать этот срок, а система автоматически подтянет эту строку в текст договора.
Описанный способ — всего лишь один из возможных вариантов автоматизации процесса по созданию документов. Все компании работают по-разному, и автоматизировать документооборот с помощью Битрикс24 можно разными путями.
Автоматически созданный документ можно:
- сохранить на общем диске в docx — без печати или в pdf — с печатью и подписью факсимиле;
- сразу отправить отправить на почту клиента.
Для удобства менеджера или бухгалтера, можно настроить отслеживание судьбы любого документа по его статусу. Эта настройка позволяет в любой момент времени видеть, где находится документ, подписан он уже или нет. А для того, чтобы менеджер не забывал менять статусы документов, ему приходят автоматические напоминания ежедневно до тех пор, пока он этого не сделает.
Чтобы не теряться в большом количестве документов, важно создать для них единый реестр, в котором их можно удобно найти с помощью различных фильтров.
Автоматизация документооборота существенно экономит время сотрудников и защищает их от ошибок по невнимательности, которые часто происходят при создании документов вручную. Но чтобы новый бизнес-процесс стал по-настоящему эффективным в компании, важно обучить менеджеров правильно работать с ним. По опыту, саботажники в этом вопросе — большая редкость, так как все сотрудники настолько устали и измучились с бесконечной бумажной волокитой, что безумно рады доверить это дело умной системе и с готовностью учатся работать по-новому.
Если вам нужна помощь в автоматизации бизнеса или в обучении сотрудников работе в Битрикс24, обращайтесь за помощью в Факториум! У нас более 200 реализованных проектов, а наша консультация абсолютно бесплатна!
